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时间管理--组织依照场合分类的行动清单

来源::未知 | 作者:admin | 本文已帮助

 

之前一课提到,要养成加工杂事成为行动的习惯,但是当我们行动的数量越来越大,就遭遇到一个问题–要如何组织行动清单,达到最大的效益。在GTD中,是用场合来作为解决的工具。所谓场合,就是一般所说的工具及场地,有电脑的地方才能处理文书打字,有电话时才能打电话,当面沟通通常需要我们移动到特定地点,在吵杂的地点就未必是好好阅读书本的环境。我们的下一步行动,若是依照场合来整理,就可以很有效率,依照场合处理,就是一种批次处理的概念。


以我自己为例,我所有的杂事只加工成六种场合。设定场合是一件不大容易的事情,一般人其实都没有深思过自己到底有多少种场合的习惯,我的建议是,可以先照我的场合来分类,就算有增加,也不要超过七个。这样子才不会太过复杂,让自己分类时不记得应该要分类到哪一个场合中。OK,这就让我对我使用的场合一一的介绍。

 

1.  自己动手做
其实执行GTD久的人,都会避免亲自动手,以免把宝贵的时间花费在没有多大意义的事情上。自己动手作就要作品质最好的事情,所以我选择核心的能力相关事情才自己动手作,例如写作等。当然我也会安排足够的大块时间,一次到位迅速完成。

例如这篇文章,我预计写两个小时刊出,并公布在各个讨论区中,所以我会利用早晨的时间写作,一气呵成,这样子才能兼顾品质及效率。

 

2. 当面沟通
当面联络需要我们或别人在某个时间到达某个地点碰面,相当花时间,但另一方面来说,高品质人际关系互动,还是要靠当面沟通,这样才能建立信任及默契,逐步达到理性沟通的阶段。所以重点在事前准备,既确保沟通的品质,又可以让整个沟通的时间控制得宜。

例如说我办理的研习会,事前一定做了大量的工作,让整个研习会呈现出最好的品质,因为研习会的朋友来自四面八方,要聚会相当不易,我们精心准备的资料,能够和许多朋友建立信任及默契,这是一个很有效率的方式。和朋友碰面前,我也会事前准备该次会面要谈事情的备忘录,让双方能迅速切入重点,以免会面完了,却忘记对重要的问题达成共识。

 

3. 打电话或传简讯
有电话,手机才可以作的动作,我把打电话的清单都列在一起,有时间时,一次打完,这样就可以节省大量时间。除此之外,当传递的讯息量不大时,我会用传简讯的方式。打电话两个当事人要有空谈才行,属于一种同步的沟通,传简讯却不需要双方都有空,收简讯的一方有空再看即可,这是一种非同步的沟通。

科技工具可以协助我们用”大量的采取非同步”。当我们和他人互动,面对面的沟通或是打电话甚或是msn等,都需要大量时间,而且只能做到一对一的沟通。然而藉由工具非同步沟通,就是让我们和他人互动的时间不必是同时同刻,例如写书,寄发email,发表部落格文章或讨论区等,这些互动的方式,不仅让别人和自己沟通的时间不必同步,更能一次多人沟通,可以节省大量的时间。

 

4. 规划及思考
我也觉得规划及思考可以帮助节省大量的时间。我常常在研习会中举一个骑自行车爆胎的例子,如果我们自己推车去修理,这就属于自己动手做的范围,如果我们经过规划及思考,达成请别人帮我们推车去修理,又帮我们推回来(例如请开脚踏车店的家教学生推到他家的店,但是请他吃冰淇淋)的方式,这样就可以节省大量的时间。

多问自己问题,并想出解答的方式,我觉得是对规划及思考能力很好的训练。当我有些时间思考时,我就会拿出规划思考场合清单,好好思考一些悬而未决的事情。当有比较复杂的状况,我就用笔纸工具,画心智图或整理重点,有时也用一些电脑上的软体如mindmanager等。

 

5. 电脑前的工作
电脑是现代人的重要知识生产工具,写email,上网搜寻,安装软体,电脑文书处理等,都需要手边有台电脑才能执行,所以我们把电脑上面的工作整合在一个清单,就可以批次处理。

除此之外,也要注重重复性工作的效率性,以我将拍摄的相片上传到网站为例(我用苹果电脑),首先先由相机下载相片到iphoto,用一个叫做downsize的软体作缩减大小及加边框、浮水印的工作,最后用picasa的上传软体,上传的google的picasa网路相本中,整个流程相当流畅及省时,并可以批次处理大量相片。(处理 100张相片和处理10张得时间差不了多少),这就是科技工具的力量。

 

 

6. 阅读及写作
我自己很喜欢阅读,也有一个部落格,并针对时间管理主题长期写作,所以我会排定写文章的次序,这样子随时知道自己该读的书,该收集的资料,有时间时则努力写作。利用web 2.0分享及连结的概念,将自己的影响力扩大。

结语

 

行动要组织在合适的地方,如此我们才可以快速的浏览自己手边的工作。完整的工作清单,能够让我们清楚知道自己当前可以做的事情,大幅增加我们的工作效率,是一个很值的养成的习惯,我也要求自己,持之以恒的做好管理自己行动清单的工作,这样的益处是,对自己工作的现况有一个即时而可靠的了解,帮助我们面对这个变化快速的之世界。

接下来的课程我们会针对完整的行动清单作一个,并介绍一些我们还没有提及的清单,大家加油。


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