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时间管理--每日计划与排程

来源::未知 | 作者:admin | 本文已帮助

 

之前写过一篇部落格文章,用一张A4纸,轻松做好每日计划,受到不少朋友的欢迎,现在这一篇文章,一方面又是接续如何做好每日计划,一方面又是线上课程的一课,相当实用,大家可以认真听听。我也分享我的排程原则,共有四点,我们这就开始。

 

 

(1)两分以下马上行动

这就是Getting Things Done的作者所提倡的”两分钟原则”–两分钟之内可以完成的下一步行动,就要马上执行。

在我们作计划时,记得要预留一些时间,因为我们一面计划,一面就可以处理完这些两分钟内就可以解决掉的事情,发一个简讯,花三十秒阅读一篇备忘录,勾选是否参加聚会的回条,在某人语音信箱留言,花一分钟浏览网站。虽然这件事情并不重要,但若是一定要做的事情,不如现在就做。

在研习会时,很多朋友都告诉twhsi”两分钟原则”帮助他们很大,以前的作法是依照优先次序来作,现在用”两分钟原则”,往往在任务开始的初期,就开始着手处理事情了,虽然只是打打电话、搜寻资料等小事,但是已经开始推动专案了,心理上有很轻松的感觉。这就是每日计划的第一个原则–”两分钟原则 ”。

 

(2)一日三至五件MITs

MITs就是Most Important Tasks(最重要的事情),我有一页的的每日计划中,有八个空格,可以写下今天对我最重要的MITs,提醒我要优先完成这件事情。每次我作每日计划时,就把今天最重要的事情写上去,例如要写部落格文章,要交一个即将截稿的企划,处理财务报表的问题,不用太多,提醒我什么事是今天对我最重要的。

 

其实,我们一天内只要完成一两件最重要的事情,就很有收获了。但是一般人常常做了很多事情,却没能把今天最重要的事情搞定。之前我读“紫牛2:免费力量大”里面提到一句话”要作困难的决定,而不是辛苦的做事情。”。我觉得这句话就是在讲MITs的观念,在每日生活中,要养成先把最大、最难的工作优先处理掉的习惯,抗拒自己从简单事情先做的诱惑。以笔者的经验,只要实行一个月,我们的工作效率就可以大增。

MITs这个观念是我从zen habits里面文章学来的,我觉得相当实用,也介绍给大家。

 

(3)行事历与时区规划

每天我都会作时区规划,并且常常用到45/15原则

什么是45/15法则 ? 将一小时的时间分为45分钟及 15分钟,前45分钟拨给需要全神贯注的事情(例如写企划案,检讨一周计划等);后15分钟用在可以批次处理但是不需要格外专注的事项上(如看 email,回覆电话、上厕所等),若15分钟到了,尚为完成留到下一个15分钟,并把完整的45分钟拨给需要全神贯注的事情。这样子我们再处理事情时就能够又把时间分配给上面提到的MITs,又能够有效率的处理琐事。

除此之外,我的每日计划的有一面是行事历,我也会把一天耗时很久的行程先写上去,这样子何时该做何事就能够一目了然,可以增加很多的效率。

 

(4)依照场合批次处理
“紧急且重要事情”就像是玻璃球,有些事件则像是橡皮球。玻璃球一旦掉落地面就碎成碎片,橡皮球掉到地上,弹了弹,至少没有破掉。”这是我从一本>的书学到的概念,twhsi常常在研习会中分享,大家也很喜欢。

当我们检视完整的行动清单,安排今天需要依照场合批次处理的事情,玻璃球和橡皮球的比喻可以让我们快速的筛选出哪一件行动需要放在每日计划中。我们的行动清单虽然很长,但是一定需要今天处理的玻璃球事实上不多,所以我们的每日计划还有足够的空间,来应付一天之中必然会出现的突发状况。

当突发状况发生时,如果是比较重要的事情,我会和今天的MITs比较一下哪一个比较重要,就优先处理哪一个。如果是紧急的事情,就先处理一下,反正每日计划的清单还在,处理完紧急状况,再回头来处理计划内的事情。

 

结语
我的皮夹会随时带者两张A4纸每日计划,一方面随时掌控今天的计划,有时间时还可以规划明天。相当方便,我也建议大家能养成这个好习惯,这样的益处是,可以让我们一天的生活能再度回到自己的掌控之中,不需要为了突发事件焦头烂额。

 


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